Cabinet d’avocats en propriété intellectuelle au Canada

La protection de votre vie privée est importante pour Smart & Biggar S.E.N.C.R.L, s.r.l. et Smart & Biggar Agence PI Cie. (ci-après « Smart & Biggar », « nos », « nous » ou « notre »). C’est pourquoi Smart & Biggar s’engage à traiter vos renseignements personnels conformément aux exigences réglementaires applicables, y compris la législation applicable en matière de vie privée , et conformément à nos obligations professionnelles.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce en termes généraux la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les renseignements personnels que vous nous fournissez par l’intermédiaire du site Web (tel que défini aux conditions d’utilisation accessibles au lien suivant : insérez le lien), par téléphone, par courriel ou par tout autre moyen.

 

Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel » ?

Par « renseignements personnels », on entend généralement tout renseignement sur une personne identifiable, à l’exclusion des renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels tels que définis ou interprétés en vertu des lois applicables, et des renseignements sur nos employés ou partenaires.

Consentement

EN NOUS FOURNISSANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VOUS CONSENTEZ À LA COLLECTE, À L’UTILISATION ET À LA DIVULGATION DE CES RENSEIGNEMENTS DE LA FAÇON DÉCRITE DANS LA PRÉSENTE POLITIQUE.

Le consentement peut être donné verbalement ou par écrit, ou il peut être implicite, par exemple lorsque vous continuez à nous fournir des renseignements personnels dans le cadre d’une relation continue, ou lorsque vous fournissez des renseignements personnels aux membres de Smart & Biggar dans le cadre des services que nous offrons. Cela comprend les renseignements personnels fournis dans le cadre de notre représentation dans un litige, qui peuvent nécessiter une divulgation dans le cadre des procédures judiciaires. Nous n’exigerons pas, comme condition à la fourniture d’un service, que vous consentiez à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour nous permettre de fournir les services demandés.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels d’une autre personne, vous déclarez et garantissez que vous avez l’autorisation de le faire et, le cas échéant, que vous avez obtenu le consentement nécessaire pour que nous puissions recueillir, utiliser divulguer et conserver ces renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique.

Vous pouvez refuser de donner des renseignements personnels et, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation continues des renseignements personnels déjà recueillis, en communiquant avec notreChef de l’information, dont les coordonnées se trouvent à la fin de la Politique. Le délai de préavis raisonnable dépendra de la nature des renseignements. Si vous refusez ou retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services juridiques ou autres. 

Collecte de renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous recueillons

Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir comprennent : vos nom de famille et prénom, votre adresse résidentielle, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique personnelle, vos renseignements de paiement, des renseignements sur vos exigences juridiques, vos affiliations, votre état civil et vos intérêts, d’autres renseignements liés à la prestation de services juridiques et d’agence (comme notamment des renseignements sur les inventions, témoins, bénéficiaires, administrateurs, dirigeants, employés, parties adverses, parties intéressées, enquêteurs, décideurs, experts, autres conseillers professionnels, partenaires commerciaux du client, investisseurs, actionnaires, concurrents et clients) et tout autre renseignement de nature personnelle que vous choisissez de nous communiquer. 

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels au sujet d’employés, d’entrepreneurs et de partenaires éventuels, auprès d’employeurs ou de tiers, actuels ou anciens, et de sources publiques, qui sont raisonnablement nécessaires pour établir, gérer ou résilier une relation contractuelle ou autre. 

La façon dont nous recueillons les renseignements personnels

En général, nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement par l’intermédiaire de notre site Web, par téléphone, courriel ou autre. Toutefois, afin de fournir des services juridiques ou d’agence ou à des fins administratives, de marketing, de gestion ou juridiques, nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de tiers ou de dossiers publics accessibles, lorsque nous avons obtenu le consentement requis ou selon ce qui est permis ou requis par la loi. 

Comment conservons-nous vos renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont conservés à des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Smart & Biggar, à nos bureaux ou aux bureaux de nos fournisseurs de services. Dans la mesure où nous concluons des ententes avec des tiers fournisseurs de services, agents et/ou entrepreneurs pour stocker, manipuler ou traiter ces renseignements personnels en notre nom, notre politique sera d’exiger que ces parties assurent une protection des renseignements personnels comparable à notre politique lorsqu’ils sont stockés, manipulés ou traités par eux, et ce, par contrat ou autrement. 


Les renseignements personnels peuvent être stockés à l’extérieur du territoire où vous vous trouvez, par exemple si un tiers à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique se trouve à l’extérieur de ce territoire. Dans ces cas-là, les renseignements peuvent être assujettis aux lois locales de l’endroit oùils sont recueillis, stockés, utilisés ou communiqués. 

Les buts de notre collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

En général, nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons les renseignements personnels nécessaires afin d’offrir et de fournir à nos clients actuels et potentiels des services et des renseignements juridiques et des services d’agence de brevets et de marques de commerce et, de façon générale, pour nous acquitter de nos responsabilités professionnelles légales et pour gérer nos activités, dont notamment aux fins suivantes :

  • établir et gérer les relations avec les clients, fournir des services juridiques, fournir des conseils juridiques, s’acquitter d’obligations juridiques et éviter les conflits d’intérêts;
  • partager des renseignements personnels avec des tiers afin de fournir des services juridiques ou de représentation. Ces tiers peuvent comprendre des parties adverses, des parties intéressées, des avocats ou autres conseillers étrangers, des témoins, des tribunaux, des décideurs et des experts;
  • représenter les clients dans le cadre d’opérations commerciales, y compris l’achat, la vente, la location, la fusion ou tout autre type d’acquisition, de cession, de titrisation, de financement ou autre opération;
  • établir et entretenir des relations commerciales avec les clients, les fournisseurs et autres tiers, y compris l’émission de factures, l’administration des comptes, la perception et le traitement des paiements et l’exécution de responsabilités contractuelles;
  • déterminer si Smart & Biggar devrait établir ou maintenir une relation avocat-client, agent de brevets ou de marques de commerce ou toute autre relation avec des clients, fournisseurs et autres tiers existants ou potentiels, y compris évaluer la solvabilité;
  • établir, gérer et résilier les relations contractuelles et de partenariat;
  • comprendre les besoins et les préférences des clients, des fournisseurs et autres tiers et y répondre, notamment en communiquant avec eux, en effectuant des études de marché et en évaluant le service à la clientèle et la satisfaction des clients;
  • élaborer, améliorer, commercialiser, vendre ou autrement fournir des produits et services Smart & Biggar;
  • commercialiser, vendre ou autrement fournir des produits et services de tiers avec lesquels Smart & Biggar a une relation commerciale;
  • diffuser les publications de Smart & Biggar, les invitations à des événements et d’autres documents d’information aux personnes inscrites sur nos listes d’envoi;
  • élaborer et gérer nos bases de données et nos systèmes de gestion des connaissances;
  • développer, gérer et améliorer les activités, l’exploitation et l’offre de services de Smart & Biggar;
  • assurer la détection et la protection contre les erreurs, la négligence, la rupture de contrat, la fraude, le vol et autres activités illégales, et vérifier la conformité aux politiques et obligations contractuelles de Smart & Biggar;
    répondre à vos questions et commentaires soumis notamment par l’intermédiaire du site Web;
    administrer tout concours ou sondage;
  • dans la mesure permise ou exigée par toute obligation ou disposition légale ou réglementaire; et
  • à toute autre fin à laquelle vous consentez.

Étant donné que Smart & Biggar a des bureaux à Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et Montréal, nous pouvons partager des renseignements personnels entre nos bureaux aux fins précitées. 

Si vous envoyez des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, nous pouvons les utiliser pour évaluer l’utilisation et le trafic du site Web, et pour répondre à votre rétroaction, vos questions et vos commentaires.

Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

Dans la mesure du possible, nous limitons la quantité de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons à ce qui est nécessaire et approprié aux fins indiquées dans la Politique. 

Conformément aux exigences réglementaires et aux normes professionnelles, nous conservons des dossiers, qui peuvent comprendre des renseignements personnels, sur le travail effectué et les services que nous fournissons. Ces dossiers sont conservés avec des mesures de protection contre tout accès inapproprié ou non autorisé (voir la section Mesures de protection/sécurité ci-dessous).

Dans la mesure où nous concluons des ententes avec des tiers fournisseurs de services, agents ou entrepreneurs pour stocker, manipuler ou autrement traiter ces renseignements personnels en notre nom, nous ne divulguerons pas d’autres renseignements personnels que ceux dont ils ont besoin aux fins pour lesquelles leurs services ont été retenus.  

Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou approprié aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour nous conformer aux obligations légales, réglementaires et professionnelles. Nous pouvons également être assujettis à des exigences législatives sur la conservation de certains types de renseignements.

Notre site Web
Témoins

Un témoin est un petit fichier texte envoyé par un site Web et stocké sur l’ordinateur de l’utilisateur pendant que celui-ci navigue. Smart & Biggar peut utiliser des témoins pour détecter et recueillir des renseignements (y compris des renseignements personnels) sur les visiteurs de notre site Web.

Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons, par exemple, recueillir des renseignements tels que le type de navigateur Internet et le système d’exploitation que vous utilisez, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, les pages consultées et le nombre de témoins accumulés. Nous utilisons ces renseignements pour faciliter et améliorer vos visites en ligne.

En plus des fins décrites dans la présente Politique, nous pouvons utiliser ces renseignements et les partager avec des tiers avec lesquels nous avons une relation commerciale pour surveiller l’utilisation de notre site Web et améliorer vos visites en ligne.
L’utilisation de témoins est courante sur Internet, et de nombreux navigateurs Internet sont configurés pour accepter automatiquement les témoins. Si vous préférez ne pas accepter les témoins, vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour qu’il vous avertisse lorsque votre ordinateur reçoit un témoin ou pour refuser automatiquement les témoins. Pour modifier les options de témoins de votre navigateur Internet, veuillez vous référer à la documentation d’instructions de votre navigateur particulier ou demander de l’aide en ligne. Si vous choisissez de modifier votre navigateur de cette façon, il se peut que certaines fonctions offertes sur ou par l’entremise de notre site Web ne soient plus disponibles. 

Communications en ligne

Les visiteurs de notre site Web peuvent soumettre volontairement des renseignements personnels à des fins telles que l’obtention de données, l’examen ou le téléchargement d’une publication, l’inscription à une liste d’envoi ou la participation à des concours et des sondages. Si vous êtes connu de nous en tant qu’utilisateur inscrit, nous pouvons combiner et stocker des renseignements personnels sur votre utilisation de notre site Web et les renseignements en ligne que vous nous avez fournis, avec certains autres types de renseignements en ligne ou hors ligne que nous pouvons avoir recueillis.

Communications par courriel

Occasionnellement et en fonction des lois applicables, nous pouvons vous envoyer des courriels de marketing ou de promotion contenant des renseignements qui pourraient vous intéresser ou vous être utiles. Dans ce processus, nous pouvons recueillir des renseignements tels que la date ou l’heure à laquelle vous avez ouvert les courriels pour la première fois, le nombre de fois où vous les avez ouverts et l’activité de clic sur leur contenu. Nous pouvons analyser et stocker de tels renseignements en vue d’améliorer les courriels que nous vous envoyons. Ces courriels comprendront des instructions sur la façon de se désabonner des courriels marketing ou promotionnels futurs de Smart & Biggar.

Liens (vers d’autres sites Web)

Le site Web de Smart & Biggar peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui peuvent recueillir des renseignements personnels. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité des autres sites Web et, par conséquent, nous encourageons tous les visiteurs à consulter les politiques de confidentialité de tous les sites Web externes.

Mesures de protection/sécurité

Nous nous engageons à protéger la sécurité de vos renseignements personnels. Nous protégeons les renseignements personnels en notre possession contre la perte, la mauvaise utilisation et l’accès non autorisé en utilisant des installations physiquement sécuritaires, des pratiques de sécurité normales et des politiques et pratiques internes bien définies et organisées. Nous vous aviserons aussitôt que raisonnablement possible dès que nous prendrons connaissance d’un incident au cours duquel vos renseignements personnels sont perdus, volés, consultés, utilisés, communiqués, modifiés ou effacés par des personnes non autorisées ou d’une manière autorisée.

Cela dit, la plupart des méthodes de communication ne sont pas entièrement sécurisées et les mesures de sécurité peuvent entraver une communication efficace. Le courrier électronique est souvent notre méthode de communication préférée et, à moins que vous ne vous y opposiez, nous utilisons habituellement des courriels non cryptés pour communiquer avec vous. Si vous préférez, en tant que client, communiquer par un canal plus sécurisé, nous avons la capacité de mettre en œuvre une connexion TLS pour prendre en charge le cryptage du courrier électronique à destination et en provenance de votre environnement et nous pouvons le faire sur votre demande écrite.

Accès à vos renseignements personnels et exactitude de ceux-ci

Vous pouvez demander à consulter vos renseignements personnels; veuillez noter toutefois que vos droits d’accès à ces renseignements ne sont pas absolus. Par exemple, nous ne pourrons pas vous donner accès aux renseignements personnels à votre sujet s’ils sont combinés avec des renseignements personnels d’autres personnes, s’ils sont protégés, s’ils contiennent des renseignements confidentiels ou s’ils ne font pas l’objet d’une demande d’accès.

Afin de maintenir un niveau de service professionnel, nous pouvons occasionnellement vous demander de mettre à jour vos renseignements personnels ou vos préférences. Vous pouvez également demander que des corrections soient apportées lorsque vous êtes en mesure de démontrer que les renseignements que nous possédons sont inexacts. Il vous incombe de vous assurer que les renseignements que vous avez fournis sont véridiques, exacts, fiables et complets, et qu’ils ne portent pas atteinte aux droits d’autrui.

Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, les vérifier ou les mettre à jour, ou si vous avez des préoccupations quant à l’accès à vos renseignements personnels ou à leur exactitude, vous pouvez communiquer avec notre chef de l’information dont les coordonnées se trouvent ci-dessous. Les clients sont encouragés à adresser ces demandes ou préoccupations à leur avocat. Nous y répondrons dans un délai raisonnable.

Josh Glover
Chef de l’information
jglover@smartbiggar.ca

Modifications à la Politique

Dans la pleine mesure permise par la loi, nous nous réservons le droit de modifier cette Politiqueà tout moment et sans préavis. Toute Politique modifiée entrera en vigueur dès son affichage sur le site Web. Il est de votre responsabilité de demeurer informé de notre Politique.

Communiquez avec nous

Pour toute question, demande ou commentaire à l’égard de notre Politique, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :

 

Josh Glover
Chef de l’information
jglover@smartbiggar.ca
613 232-2486

v. 1.0 – Août 2019